الدليل الشامل لمستخدم نظام توقيت HR

تُستخدم هذه الواجهة لإضافة وتحديث الإدارات الكبرى بالمنشأة (مثال: الإدارة المالية، إدارة الموارد البشرية، الإدارة الهندسية). تسهل هذه الخطوة تصنيف الموظفين لتوزيعهم بالشكل الصحيح في التقارير وحساب الرواتب لاحقاً.

تتيح لك هذه الشاشة تفريغ الإدارات الكبرى لأقسام أصغر وربط كل قسم بالإدارة التابع لها لبناء الهيكل التنظيمي الهرمي للمؤسسة (على سبيل المثال: ربط قسم "الحسابات" أو "المراجعة" بالإدارة المالية).

شاشة مخصصة لإدخال وتعديل كافة المسميات الوظيفية والمهن المعتمدة بالمنشأة (مثل: محاسب، مهندس موقع، أخصائي تسويق، إداري). ويتم ربط هذه المسميات بملف الموظف عند تسجيل بياناته الأساسية.

من أهم شاشات إعدادات النظام، حيث يتم استخدامها لتحديد شروط وتوقيتات العمل اليومي بدقة:

• تحديد وقت الدخول الفعلي ووقت الخروج.
• تعديل فترة سماحية التأخير المسموح بها بالدقائق (Grace Period).
• ضبط فترات تفعيل تسجيل الحضور والانصراف (لمنع التبصيم المتكرر أو خارج الأوقات المعتمدة).

تُستخدم هذه الواجهة لتحديد العطلات الأسبوعية الثابتة للمنشأة (مثل يومي الجمعة والسبت). بمجرد تحديدها، يتعرف عليها النظام آلياً كأيام إجازة رسمية مدفوعة، ولا يتم احتساب الموظف غائباً في هذه الأيام عند حساب رواتب الشهر.

شاشة مخصصة لربط أجهزة تسجيل الحضور والانصراف بالبرنامج عبر الشبكة المحلية أو السحابية. يمكنك إضافة الأجهزة المختلفة عبر إدخال:

• اسم ووصف مميز للجهاز.
• عنوان الـ IP المخصص للجهاز بالشبكة (IP Address).
• منفذ الاتصال الخاص بالجهاز (Connection Port).

توفر هذه الشاشة المخصصة لمدير النظام أدوات التحكم المتقدمة والصيانة الوقائية لقاعدة البيانات مثل:

• إعادة تهيئة البرنامج كلياً ومسح كافة البيانات القديمة للبدء من جديد.
• تنظيف ومسح سجلات الحضور والانصراف لعام أو فترة معينة لتسريع عمل النظام.
• إعادة تثبيت أو ترقية تعريفات البصمة (SDK Drivers) لمعالجة مشكلات التوصيل.

تعتبر هذه الشاشة الواجهة الرئيسية لإدارة وتتبع قاعدة بيانات القوى العاملة للمؤسسة بالكامل.

أهم الخصائص والاستخدامات:

• تسجيل الموظفين الجدد وإدخال بياناتهم الشخصية، أرقام تليفوناتهم، ورواتبهم الأساسية.
• استيراد بيانات الموظفين دفعة واحدة من ملفات Excel أو تصديرها للتحليل المالي.
• البحث الذكي عن أي موظف برقم البصمة أو الاسم أو القسم.
• تعديل وحذف بطاقات الموظفين وتحديث تفاصيلهم الوظيفية.

شاشة مخصصة لتسجيل وإدارة أنواع الإجازات المتنوعة الممنوحة للموظفين (الإجازات السنوية، العارضة، المرضية، إلخ).

الاستخدام: يتم إدخال الإجازة وتحديد فترتها للموظف ليقوم النظام تلقائياً باعتمادها وتثبيتها في سجلاته كغياب مبرر ومصرح به، وبالتالي لا يتم تطبيق أي خصومات مالية على الراتب خلال فترة الإجازة.

واجهة مخصصة لإدارة القروض والسلف المالية المؤقتة للموظفين لتنظيم عملية تحصيلها تلقائياً.

طريقة الاستخدام: يقوم مسؤول الـ HR باختيار الموظف، وإدخال قيمة السلفة الإجمالية، ثم تحديد عدد أشهر السداد المطلوبة. وسيقوم النظام فوراً بجدولة القسط الشهري تلقائياً وخصمه بشكل متتابع من راتب الموظف في الأشهر القادمة دون تدخل يدوي متكرر.

تمنحك هذه الواجهة التحكم المباشر بأجهزة البصمة المربوطة بالشبكة لإرسال واستقبال البيانات لحظياً.

أهم استخدامات المزامنة:

• إرسال بيانات الموظفين الجدد المسجلين بالنظام وتوليد أرقام تعريفهم على الماكينة.
• سحب حركات الحضور والانصراف (التبصيم) المخزنة في جهاز البصمة وتحميلها على قاعدة بيانات البرنامج.
• تصدير واستيراد بصمات الوجوه والأصابع والبطاقات الذكية لحمايتها من الفقدان أو نقلها لجهاز بصمة آخر بسهولة.

حل عملي مصمم للمواقع أو الفروع التي لا تتوفر فيها شبكة اتصال أو إنترنت لربط جهاز البصمة بالكمبيوتر مباشرة.

طريقة الاستخدام: يتم توصيل فلاش ميموري (USB) بجهاز البصمة وتحميل ملف حركات الحضور والانصراف منه، ثم توصيل الفلاشة بجهاز الكمبيوتر المثبت عليه البرنامج، واستخدام هذا القسم لرفع الملف وقراءة الحركات يدوياً واعتمادها في ملفات الموظفين بكل دقة وسهولة.